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举办大型会议前的准备工作有哪些

签到台的服务    

1、根据会议订单,提前四小时将签到台布置到位。
2、台布台围干净挺括,椅子摆放整齐。
3、签到处指示牌干净无手印。会议前的准备工作
4、为客提供精致的名片盘(如有必要)。

会议席位卡的服务    

根据会议通知单,将客人提供的名单按客人的要求打印后,放入塑料三角牌内,上桌前检查正反两面是否一致。

会议文具的服务 

1、将会议形式布置完毕后,把纸、笔放于席位的正中方,与茶杯距离1cm,与铅笔的距离为2cm,笔斜置于信签的第一页上。
2、如客人自带会议资料,则将笔置于信签的第一页上偏右,笔的末端与信签底部平齐。规格整齐,横竖一致。
4、会场白板、纸板夹的服务    会场内提供白板一块(配白板笔一支,白板 刷一个)、纸板夹一块(油性笔一支,白板纸张5元/张)。根据规定价格收费。
5、会议室的鲜花与绿化布置    根据会议单的要求,布置好会场内四周的花草,主席台、讲台上的鲜花要提前让房务部来布置,会议组负责验收。

会场布置操作程序  

 1、了解本次会议的人数、国籍、会议形式及特殊要求。根据客人要求的会议形式及人数摆放会议桌,铺上台布,围好台围,并检查是否清洁挺括无破损。
2、主席台上摆放一至二盆鲜花作点缀,二只话筒。
3、摆放茶杯,茶杯放于席位正前方距上台沿2cm,柄一律向右,茶杯下面放上杯垫。摆放毛巾,毛巾卷好放于毛巾篮,毛巾接缝口朝下,竖放于席位的右下方,距台沿2cm处。
4、摆放信签、笔,信签放于席位的正中方,与茶杯距离1cm,与沿的距离为2cm,笔斜置于信签的第一页上,如客人自带会议资料,则将笔置于信签的第一页上偏右,笔的末端与信签底部平齐。
5、会议单上无特殊要求,一般不提前将烟缸布置上桌,当客人在点烟时,服务员将事先预备好的烟缸上桌。
6、待台面上所有用具摆放完,应再次整理检查台面,调整椅子,每张椅子拉出距离为每个席位的正中为宜,拉至与台沿相齐。
7、检查横幅,背景板内容是否与会议定单一致。并在场地空白处摆放绿色植物作点缀。
8、全部布置完毕,应检查所有用具是否齐全,规格做到:摆放统一标准,台面布置每桌相同,纵横相观都匀称。

会议厅的使用前检查

1、按照会议单逐一检查会议台面摆设,要求餐具整齐,摆放统一,干净、无缺口,餐巾无破损,无污渍。台椅摆设:要求椅子干净无尘,坐垫无污渍,台椅横竖对齐或显图案形。
2、工作台:要求餐柜摆设、托盘要求安全整齐统一,用具布置整齐。地板卫生:要做到无物纸。环境:要求话筒、音响、投影仪、幕布、灯光、空调设备完好正常。空调开放:要求提前1小时开放。如发现问题及时更正,解决不了应及时向上级汇报,以便及时处理。

会议开场前的迎接 

一切准备工作就绪后,服务员提前15分钟按标准姿势站立于会议室门口,来宾进入会议室,服务员主动礼貌迎接,拉椅入座。

特殊环境布置、场租费的收费标准

1、如客人提出特殊环境布置,应将客人的要求详细地通知到相关制作部门,落实好收费的标准。
2、把环境的布置效果图及费用的收取情况告知客人并与之确认。
3、通知相关部门制作完成。

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