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井冈山会议会展中的音响、设施安装要注意哪些方面

安装和拆卸会议设备

       销售部门应提前一天以书面形式通知工程部有关横幅或背景板安装的详细事宜。
       明确标志或背景牌的安装要求,位置,数量,起讫时间。
音响设施安装       工程部门按要求审核现场是否有设置横幅或背景板的条件。
       在符合安装要求的情况下,工程部负责到美工处领取横幅,在规定时间内安装完毕,并配合美工布置背景板,确保质量。
       由工程部根据原定通知拆下横幅或背景牌,如有变更,餐饮部开会小组应以电话或书面方式通知工程部所需拆下的物品的名称、时间、地点、要求、数量等细节。
       工程部及时安排人员到现场按要求拆下横幅或背景牌,并按规定将它们送回(前厅部或美工)相关部门,以便回收利用。

会务专用设备进场安装审核

       会议洽谈时,营销部门提前与工程部联系,由营销经理与工程部就设备安装方案进行协商,确定后,才能进场安装。
       销售部门应提前1天书面通知工程部客户关于设备的安装、使用和配置要求(如饭店没有重大设备配置,则应提前相当的日期通知工程部,以便为之做准备)。
       顾客的设备应确保安全可靠,由顾客负责按照经协商确定的方案安装使用(安装时,如损坏饭店的有关设备和设施,由营销部门协调,由顾客全额赔偿)。
       顾客设备进入时,双方人员必须到达现场,并由顾客按照酒店规定的路线(重载设施、设备,需走酒店安全疏散梯)负责搬运。

酒店声学设备的布置和准备工作

       营销部门应详细填写会议通知,确定会议时间,地点,所需的会议设备和其他要求。
       工程部应会议通知要求,提前检查、审核会议所需的设备是否完好、满足使用要求,如有特殊设备不能满足客人要求,应事先与市场部协商,并由市场部负责向客户解释,通过其他方式解决。
       工程部门在会议开始前30分钟内完成现场设备的安装、布置、调试工作,并确保设备处于正常工作状态。
       根据会议要求,派人负责全面服务(对于重要会议,有贵宾宾客出席的会议,要做好设备的备份,确保万无一失)。
       在紧急情况或特殊要求下,由销售人员协调和向客人解释,并给予工程部一定的缓冲时间,尽力解决问题。
       对于自带设备的会议客户,工程部负责安排专人配合工作,并提供便利(详情见第二条)。

酒店会议音响、投影仪等与客户会议服务同步使用的设备

       所有会议在客人入场之前,都要提前播放背景音乐。
       按照会务通知要求,提前将完好的音响、话筒、多媒体投影仪等设备安装调试到位,并与客人设备连接后做好调试工作,会前30分钟调试完毕,等待客人使用。如果客人要求提前调试,由销售部负责通知工程部,以满足客人的要求。
       大型会议音响设备的调试,由工程部、销售部和客户会务组共同协商后,双方确定调试要求,并按要求操作,直至满意为止。
       会议期间有调音场地,工程部派人负责会议服务,并根据会场条件合理运作。
       重大会议,派专人全程跟踪服务,保证会议的顺利进行。

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