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会议的举办形式有哪些?

一、办公会议

办公会议       办公会议是行政机关、企事业单位为商讨问题、决策事项或布置任务而召开的会议。一般有两种形式:一种是参加人员职位较高,以讨论、决定重要工作为主,可进行常规性决策,具有一定权威性,如山西煤业股份公司安全生产办公会议、青奥会知识产权保护办公会议等等。另一种是部门召开的讨论日常工作的会议,以执行为主,常常定期召开,又称为“业务会”或“例会”。
       办公会议的时间、地点、人物相对稳定,文秘人员可从容地、有计划地安排,但需注意以下事项:
       1.会议安排需报主管领导审批。
       2.会场布置以简洁为主,注意整洁、安静,用品齐全,无须过多点缀。
       3.扩充与会人员时,应事先拟出名单,报主管领导同意后及早通知,以便做好准备。
       4.办公会议的议题宜集中、具体,每次会议的议题不应不多,但力求解决。
       5.对会议讨论和决议事项要及时以会议纪要的形式印发,加强督促检查,及时向领导反馈信息,保证会议精神落到实处。

二、代表会议

代表会议       代表会议是指由各级各类组织的广大成员推选产生出的代表所召开的会议。代表会是国家机关、企事业单位、社会团体实行民主管理的基本形式,它有权做出重大决策,通过或批准法规、章程等。代表大会的正式代表必须在会前依法选举产生,根据会议需要,经主席团提议,常务代表通过;列席代表只有发言权,没有选举权和表决权;应邀出席的来宾和记者只有旁听的资格。
       召开代表会议需注意以下事项:
       1.代表会议依法定期召开,与会代表必须达到法定人数方为有效。文秘人员应准确核对人数,保证大会决议的合法性。
       2.代表会议的议题往往来自有关部门的议案和代表的提案,文秘人员要认真做好收集、登记、分类、整理和送审、立案的工作。会议结束后,应根据会议领导者的批示或意见,做好交办、转办、承办、催办和答复的工作。
       3.会场布置必须庄严、隆重,有些会议还应采取严格的保卫措施。
       4.做好选举、表决工作的准备,如选票、票箱的制作,工作人员的选派,划定投票区域、路线等。
       5.跨地区的代表大会,应安排好代表的接送、食宿、交通、保健等事宜。

三、联席会议

联席会议       联席会议是指没有隶属关系但有工作联系的单位或部门,为了解决某一问题,由一方或多方牵头,定期或不定期召开的会议。它是在充分发扬民主的基础上,由会议各方达成共识,形成具有约束力的会议意见,用以解决矛盾,或是协调关系、沟通信息。
召开联席会议需注意以下事项:
       1.联席会议至少由一方主动牵头召开,牵头方往往为工作主要方,因而要承担更多的组织、协调、会务、经费等义务,但不能因此而享受更多的权利。
       2.联席会议的时间、地点、议题、与会人员等,应由牵头方和与会各方在平等、协作和互相尊重的基础上协商确定,任何一方都不能把自己的意愿强加于其他各方。会议召开时,应由各方轮流或联合主持。
       3.参加会议的各方代表,应由有决定权的、能充分表达组织意见和态度的负责人或由负责人授权的代表出席,以免会议议而不决、决而不行。
       4.联席会的最低效果是各抒己见、互通信息、相互了解;最高效果是达成共识。如果能达成共识,可以“意向书”、“协议书”、“会议纪要”或“会议公报”等书面形式确定并巩固。

四、座谈会

座谈会       座谈会是政府机关、企事业单位和社会团体为收集信息、征求意见、调查研究而邀请有关人员进行的访谈。它侧重于与会者之间的交流讨论,气氛较为轻松、亲切。座谈会的成功与否,很大程度上取决于主持人的水平、引导和组织艺术。
       召开座谈会需注意以下事项:
       1.座谈会以小型为主,人数以七八人至二三十人为宜。人数过少,缺乏代表性,影响讨论;人数过多,影响发言面和发言质量。
       2.要根据座谈会的主题,有针对性地、有目的地邀请有关人士参加座谈。被邀请参加座谈的人要有代表性,能独立思考、敢于发表意见。
       3.座谈会的时间不必严格规定,话多则可适当延长,话少或无话可说即可结束。
       4.会场可准备一些茶点、饮料,可边吃边谈,使气氛轻松活跃,以达到与会者畅所欲言。

 五、新闻发布会

新闻发布会       新闻发布会又称记者招待会,它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起,宣布某一消息,并就这一消息让记者提问,由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式,也是一种传播信息,以求新闻界客观报道的行之有效的手段。其主要特点,一是互动性强,即会议主持人与记者相互问答,沟通活跃;二是信息传播迅速,扩散面广,社会影响大。
       (一)新闻发布会的类型
       根据新闻发布会发布的内容大致可以分为发布消息,说明活动(如企业推出新产品、企业经营方针的改变),解释事件(如企业产品质量出现了问题,企业出现了重大事故等)三种类型。
       (二)新闻发布会的程序
       1.签到。在接待处签到,接待处最好有组织的某位主要人物出面迎宾,以显示出组织对活动的重视,给来宾及记者们留下好印象。
       2.分发会议资料。应发给每位来宾一个事先准备好的资料袋,其中有:新闻发布稿、技术性说明资料(必要时发放)、发言稿以及会上要展示的产品或模型的照片。
       3.宣布会议开始。会议开始时,主持人应先简要说明召集会议的目的,所要发布信息或事件发生的背景和经过等。
       4.发言人讲话。发言人要就某些内容做重点、详细的讲述。
       5.回答记者提问。
       6.宣布会议结束。
       (三)举行新闻发布会需注意如下事项:
       1.确定被邀请记者的范围
       该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。如事件涉及全国,则要邀请全国性新闻单位的记者出席;如事件的影响只限于本地,则邀请当地新闻单位的记者;如事件涉及专门业务,就需邀请专业新闻单位的记者。一般说来,邀请记者的覆盖面要广,各方新闻机构都应照顾到,不仅要有报纸、杂志  记者,还要有电台、电视台及网站的记者;不仅要有文字记者,还应有摄影记者。
       2.选定适宜的时机
       适宜举办新闻发布会的时机包括:
       (1)公司及产品(服务)已成为公众关注问题的一部分。
       (2)公司或其成员已成为众矢之的。
       (3)新产品上市。
       (4)开始聘用某大腕明星做自己产品或形象的广告模特或代言人。
       (5)公司人员重大调整。
       (6)公司扩大生产规模。
       (7)公司取得最新记录的销售业绩,等等。
       3.确定时间和场所
       确定记者招待会的日期,一是要及时,当新产品、新政策出台前夕及时举行,或组织单位受到指责、误解时及时举行,以便澄清真相,挽回影响;二是日期应当避开重大会议、社会活动,以免影响记者们的出席率。会议具体时间最好安排在上午9:00—10:00,总时间60分钟左右为佳。因为这个时间对记者最方便。
       会场的选择即要考虑交通方便、设施完善,又要能引起社会各界注意,扩大影响。最好利用大型会务中心、专业新闻中心或大饭店、大宾馆会议室。
       4.确定主持人和发言人
       出于记者的职业要求和习惯,他们往往会提出一些尖锐深刻甚至让人下不了台的问题,这对主持人和发言人都提出了很高的要求。记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。主持人负责介绍主题及基本情况,其措辞讲究典雅有力,风趣而不失庄重。发言人由单位决策层人物担任,要求熟悉全面情况、头脑机敏、有较高文化修养和风度、语言表达能力较强者担任。
       5.准备发言材料和布置会场
       为了使参加会议的记者们对举办单位所传递的信息或所解决的问题能够理解深刻,并给予充分的肯定,负责招待会的文秘人员一定要准备好必要的资料。资料应包括:
       (1)发言人的发言稿。发言稿既要紧扣主题又要全面、准确、真实、生动。
       (2)回答提纲。为使发言人在现场回答问题时表现自如,可事先预测一下记者将要问到的问题,并准备好答案。
       (3)报道提纲。可事先将报道重点、有关的数据、资料编印出来,作为记者采访报道的参考资料。
       (4)其他辅助材料。如图片、实物、模型、录像、光碟等,目的是增强发言人的讲话效果,加深与会者对会议主题的认识和理解。
       会场要选择交通便利、安静而无噪音,有电话等电讯设备的地方。会议桌可以围成圆形,使气氛显得和谐,宾主平等。如果是大中型的记者招待会,可使用长方形的桌子,并分别标明“记者席”、“主持人席”、“工作人员席”,主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。主持人、发言人座位前还应设置标明职务的姓名牌,以便记者识别。如邀请的记者多,还可排定座次顺序,分清主次,注意照顾有代表性的新闻单位的记者,避免出现混乱和不愉快。准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。
       6.编制经费预算
       根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。其费用项目一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。
       7.安排参观活动
       如有条件,记者招待会前后可以配合招待会主题组织记者进行参观活动,如观看设施、实物、成果展览、模型、图片等给记者创造实地采访、摄影、录像的机会,增加记者对会议主题的感性认识。
       8.收集有关新闻报道
       记者招待会举行后的一段日子里,文秘人员要注意搜集到会记者采写、刊发的各类新闻稿件,分门别类地登记、分析,以便检验会议的效果。对参加会议而未发布新闻的记者,也应礼貌地询问原因,便于日后改进工作。

 六、会展

会展       会展是会议和展览的统称,两者有时联合举办,有时分开举行。会展从广义的角度说不仅包括会议和展览,还包括奖励旅游和大型活动以及与之相关的运输、广告、交通等行为,是会议、旅游、大型活动和展览的概称。
       文秘人员在会展工作中的主要职责:
       1.人力资源调配。积极配合领导或上司制定会展人力资源战略和人才工作计划,为实现会展活动的目标提供智力和人力保障。
       2.广告宣传。主动协助领导或上司做好会展活动本身的广告宣传和参展单位、客商和赞助商的广告管理。
       3.物流管理。协调处理好向参展单位提供包装、运输、通关、搬运、仓储、布展、撤展等一系列的物流服务,以最低物流成本达到参展单位所满意的服务水平,同时保证会展活动按时顺利进行。
       4.综合服务。为与会者、参展单位、观众和记者提供旅游、文书、通信、采访、接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台设计与展具制作等各方面服务。
       5.信息服务。积极开展信息的收集、加工、传递、存贮、检索,为主办单位领导、与会者、参展单位、客商和记者等各方面提供及时、准确、系统和有效的信息。
       6.场馆工作。配合做好会场布置、报到与签到等工作,安排好参展单位工作人员的作息时间,履行好布展、撤展以及办理展品进、出馆手续,负责场馆的安全、卫生和噪声控制等方面的管理。
       7.保密工作。采取积极的措施做好保密工作,凡涉及有关商业秘密的展品、项目,展出和洽谈时应注意保密,防止失密、泄密事件的发生。

七、国际会议

国际会议       国际会议是指来自两个及两个以上国家(不是指地区)的政府、政党、社会组织或民间团体为解决互相关心的国际问题、协调彼此利益,在共同讨论的基础上寻求或采取共同行动(如通过决议、达成协议、签订条约等)而举行的双边或多边集会。
       (一)召开国际会议的工作程序
       1.会议筹备
       国际会议通常是围绕着特定的国际问题而进行的,而周密的准备工作可为会议的成功举办奠定良好的基础。会议的准备工作一般包括会议的发起、会议召开的时间和地点的选择、会议的邀请,以及会议议程的拟定、会议文件的准备和有关的技术性问题(如与会各国代表团的座次安排、名称的使用等)。
       (1)会议发起
       国际会议可由一国发起,也可由数国联合发起,或一国倡议、数国发起。不论发起的形式如何,国际会议总是与一定的国际局势发展相关。
从某种意义上说,会议的发起就是会议的酝酿过程。有关发起国家常常通过适当的外交途径,事先同其他国家、特别是有关主要国家就拟议中的会议交换意见、听取建议,以便对会议的召开达成一致或谅解。会议的议程、开会的地点、时间、参加的国家等常常是各方讨论、磋商的主要问题。
       (2)会议地点
       国际会议的开会地点往往对会议的结果、特别是会议的气氛有相当的影响,故常为各方所关注。19世纪,国际会议大都在主要有关的大国之一的首都举行。20世纪以来,重大国际会议时常在中立地点(如瑞士的日内瓦、奥地利的维也纳等)举行。有时也在发起国的首都或某一城市举行,也有在对解决所讨论之问题最为关心的国家举行的情况。近年来,一些定期召开的国际会议往往轮流在各参加国举行或在有影响的国家举行。
       (3)会议邀请
       一旦会议的准备工作完成,有关方面便着手邀请工作。邀请一般由会议主办国发出。在发出邀请信之时,应附有一份拟议中的程序规则草案,并说明参加会议的要求。邀请信往往要阐明举行会议的目的和希望取得的结果。会议邀请的对象,即会议的参加国,一般应包括与会议讨论问题有关的所有国家,有时也包括对所讨论的问题有兴趣的或对问题的解决可能发挥重大作用的国家。为了确保会议的圆满成功,保证结果的公正、合理,并能得到普遍承认和遵行,一切直接有关的国家应该都被邀请参加会议。
       2.会议举行
       国际会议的主席,即会议的主持人,一般由与会国共同推举产生。推举多是一种形式,常常在会前各国即有谅解或已达成协商一致。按照惯例,会议的主席往往由东道国的首席代表担任,有时则由会议的发起国出任。为了保证会议的公正进行,国际会议有时也采取几国轮流担任的方式。
       (1)会议位次
       双边会议位次按惯例应遵循一般的外交礼节。多边会议通常以与会国国名的英文(或法文)字母次序确定各国的位次。按传统,各国代表的席位依次交替地安排在主席的右左两方。现在,一般是按国名字母顺序,从主席右边开始排列位次。但主席右边第一个席位通常由抽签或协商决定。在有些情况下,与会国之间的关系,各国代表团的人数,也影响到席位的安排。
       (2)会议组织 
       国际会议因其举行规模及讨论问题的不同,往往有不同的组织形式。有些会议只有全体会议(即大会),许多会议则分为全体会议和小组会议(即各委员会),有时还设立特别委员会。从理论上讲,全体会议为国际会议的最高机构。
       (3)会议记录
       许多国际会议都有会议记录。一般有三种类型,即逐字记录、摘要记录、决议文本。会议记录的内容一般需载明会议的日期、时间、地点、各国全权代表及工作人员的姓名,叙述讨论的经过、获得的结果及会议结束的时间。会议记录应得到与会各国的确认。会议记录有助于弄清哪些问题已经解决、哪些尚待努力,它也可以帮助后人了解会议的进程。
       (4)会议结果
       国际会议结束后总有一定的结果,其具体形式往往表现为会议最后形成的文件,如决议、协议、声明、宣言、条约、和约或公报等等。除秘密性会议之外,这些最后文件都要公之于世。会议消息的发布依会议性质而定,公开会议可由记者直接报道,半公开会议可在会后举行新闻发布会或记者招待会予以适当发布,不公开会议则不发布任何消息。
       (二)安排国际会议应注意:
       1.国际会议由东道国发起、组织、邀请。在发出邀请信时,必须写明议题、时间、地点、人数(包括职务)以及差旅、食宿、会务等费用承担情况。
       2.国际会议往往存在语言障碍,一般使用英语,也可商定采用联合国规定的其他正式工作语言,如汉语、法语、俄语等。不管采用何种语言,东道国必须准备足够的同声翻译,文件也应该准备不同文字的文本。
       3.地方政府、企事业单位、民间团体要召开国际会议,应向上级主管部门申报、获准,以便办理出入境手续。

 八、电视电话会议

电视电话会议       电视电话会议是指用通信线路把两地或多个地点的会议室连接起来,以电视方式召开会议的一种图像通信方式。两地间的电视电话会议,称为点对点电视电话会议;多个地点间的电视电话会议,称为多点电视电话会议。电视电话会议的优势是能跨越空间,实时传送与会者的形象、声音以及会议资料、图表和相关实物的图像等,因而适宜于重大、紧急情况下,布置重要工作、宣布重大决定或传达重要精神。
       电视电话会议节省了与会者会议时间和差旅费用,降低了会议成本,而且能与会者面对面共同商讨事宜,与真实的会议无异。系统还可以同时提供文件传真、图片传递等一系列辅助服务项目,因而也被广泛应用与教学、办公、商务谈判等多个领域。
但是由于电视电话会议具有高速数据传递、时效性、高保真等高要求,因此对环境要求很高,一般都是专线传输,并配备足够的设备,还要求有良好的通信服务提供商。而与会者通过电视、网络等媒体进行交流、讨论,也会影响会议的气氛与效果。
       召开电视电话会议应注意以下事项:
       1.成功召开电视电话会议的基本保障是及时、切实做好通知工作。会议时间一旦决定不易更改,任何一方的耽误都会延长通信线路的占用时间,造成浪费。
       2.保密性电视电话会议要专门布线。文秘人员要督促此项工作,保证线路畅通,使通话无障碍。
       3.用电子音像设备记录会议,会议结束后应整理成书面记录。记录音像的载体,如录音带、录像带、光盘等也应归档保存,以备日后查考。

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