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井冈山举办大型会务必须做好的七项准备

       会议侧重于策划,而会务更侧重于服务。针对于会务方面,井冈山会议的服务主要总结为:酒店考察、会务组专人服务、来宾数据统计、接送机(站)、酒店住宿安排、用餐服务、交通服务、医疗应急处理。

一、会务组

       1.提前确定会务组房间号,并通知参会来宾。
       2.会务组门牌明显标识,便于来宾寻找。
       3.建立酒店与会议团队的沟通桥梁。
       4.24小时值班制,解决参会来宾各类疑难问题。
       5.开通网线便于与外界联络。
       6.安排必要办公设备办公软件及办公用品,方便来宾使用。

二、数据统计

       1.确定标准服务用语,提供优质服务。
       2.根据客户提供来宾名单,准确了解来宾会务信息。
       3.根据临行更改信息,及时调整相关数据。
       4.准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。

三、交通服务

       1.按照数据统计时间,准确接送来宾。
       2.根据来宾数量,合理安排车辆。
       3.车辆张贴明显标识,便于来宾寻找。
       4.途中安排矿泉水及当天报纸,提供贴心服务。
       5.安排值班车辆,处理应急事件。
       6.大型客车配备服务人员及各类设施,设施包括:音乐及DVD光盘、垃圾袋等。

四、住宿安排

       1.重要来宾房间提前查房,设施包括:卫生、温度、气味、网络、电视、冰箱、淋浴、马桶。
       2.服务包括:欢迎卡、会议资料、鲜花、水果、报纸及特殊需求。
       3.协助酒店办理来宾入住登记及退房手续。
       4.每日根据日程安排,确定标准语言,通知酒店总机叫早。

五、会议安排

       1.根据具体会议流程安排好会议的时间地点。
       2.提前检查好会场布置情况,会场灯光和会议设备情况。

六、餐饮安排

       1.根据流程安排之路水牌方便客户寻找用餐地点。
       2.提前检查各餐及茶歇准备状况,确保按时开餐。

七、医疗保障

       1.配备医疗人员,解决突发事件。
       2.提前购买常备药品,种类包括:感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。
       3.基本设备包括:体温表、听诊器、手电筒、棉签等。

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