井冈山会议服务项目<发布会(2/5)>简述

02外部人员
       因为有些发布会(2/5)所需的专业的设备器材，价格高昂且复用率不高，很多公司都没有，这时候就需要搬“救兵”了。

主持人
       若能请到专业的主持，会让活动增色不少，他们能充分发挥主持和组织的作用，活跃气氛，引导记者和观众踊跃提问，并且善于巧妙地将话题引向主题，当回忆出现紧张气氛时，能及时缓和调节。

嘉宾
       分享嘉宾,结合行业属性，邀请业内优秀的大咖前来分享，一定会成为活动的亮点。但需在前期了解清楚嘉宾的相关资料，包括特殊衣食住行的需求，这样能给人感觉得到主办方的充分重视，提升好感。

媒体嘉宾
       分为付费媒体和自有媒体，能把活动扩散出去，让更多人知道，增加影响力和行业知名度。付费媒体一般是根据活动调性和传播阶段，通过付费或资源互换等形式，主动邀请专业垂直媒体或大众媒体前来，可将流量引流到自己的自有渠道上。与之对应的就是自家媒体啦，做好官宣也非常重要哦，因为只有你们自己才知道活动宣传中想要突出的内容和优势特点所在，也能引导外部媒体的走向。无论哪种媒体，都需要前期沟通清楚本次活动的 宣传重点 ，也可向付费体提供产品体验和重要嘉宾的专访机会。但别忘了提前介绍采访嘉宾的背景资料，以及过审采访题问题（主办方和分享嘉宾双方）， 采访时间 建议在上午10-12点或下午15-17点。

场地搭建
       有一些酒店本身自带舞台和显示屏或投影布，如果会场要求不高的话，可以用酒店本身的这些设备。若要求较高则可找专业场地搭建方，包括舞台搭建，背景板布置，展板、水牌摆放，体验区设置等。

控台组
       加强现场视觉效果，进一步烘托氛围的视频音频和灯光，都需要有专门的负责人跟进和管理，以便第一时间跟进。

摄影摄像
       需要提前沟通好 机位设置 ，以及 拍摄重点，确保拍摄的内容符合宣传要求，且能及时拿到照片进行直播宣传。

速记员
       速记员也是不可或缺的，可视情况请驻场的或直接录音后远程整理稿件。有了速记稿就能第一时间给到各大媒体，整理出相关报道，抓紧黄金宣传时间。最后还有化妆师、礼仪组和志愿者等共同协助发布会(2/5)顺利开展，全方位向用户传达我们的专业。

物料清单—Put

       到了最繁琐，最易出错的物料环节，我们需要将活动中所有对外视觉宣传要用到的东西进行汇总，便于前期准备，及时发现遗漏的地方。这也和预算管理有着直接的关系，要根据预算尽可能想周全，部分物料若能复用，也能减少下次活动筹备时的成本。
针对不同类型的发布会(2/5)，所需物料不会全都一样，我们整理出基本适用于大部分发布会(2/5)的通用清单，分为 线上 和 线下两部分。

线上物料
       主要用于活动宣传。包括介绍活动用的宣传海报、嘉宾海报（个人或金句）以及宣传H5/视频等，甚至包括媒体渠道的广告位设置和各种新媒体（公众号）宣传所需的物料，以及活动开始前一周用来渲染气氛的 倒计时海报 。还有就是电子邀请函，这类物料主要用于邀请嘉宾，同时也带有宣传作用。所以设计上需要注意：
       1.被邀请人作为主体，应放页面中心位突出其荣耀，容易让人产生转发的欲望；
       2.提炼活动的重要信息，以简约的形式放在醒目的位置，既方便被邀请人获取相关信息，也方便其他感兴趣的伙伴能联系上主办方。

线下物料
       就是需打印出来的物料。设计稿需注意转曲和预留出血位，并注意制作周期，提前打样对比确定后再走量。所有物料按区域分类并打印好相应的物料清单，交给相应负责人统一管理，便于前期清点布置和后期回收整理核对。

场地安排—Place
       合适的场地能给活动带来意想不到的惊喜，而其中有很多细节常被我们忽略，这会导致活动现场，从开始搭建到活动后期会造成一定的影响，甚至影响到活动的进行和参会人员的体验。

01场地选择
       但可以承办活动的地方太多了，可以从以下几个维度综合考虑，找到适合自己活动的场地。

交通
       尽量在市中心，且交通便利的地方，离地铁站或公交站的距离，停车是否方便（酒店是否有停车位、停车位满了后附近是否有其他可停车的位置）

档次档期
       根据发布会(2/5)类型不同来选择不同档次的场地酒店，让用户踏足酒店的那刻就觉得值回票价，档次偏高了没预算，档次偏低了用户体验不好。

       所以需要根据预算和活动类型来选择酒店；另外就是酒店的档期，不同酒店在旺季和淡季收费也有不同，需要根据档期报价综合考量。

容纳人数
       根据活动预期的参与人数与酒店方匹配场地大小是否合适，但也要注意会场中央不要有影响听众视线的柱子或其它障碍物。这里和大家分享一个小米打造爆款发布会(2/5)的玩法，可借鉴一下，比如现场能装100人，但只放80张凳子，后排就是站着，以此给人营造出人满为患的感觉。

坏境
       场地的外部环境也需要考量，若酒店附近都在修路或环境欠佳（老旧或有荒废的工厂等），自然会让人引起不适，也对主办方的专业度心生疑惑。

设备
       若酒店自身就带有所需的舞台或屏幕等内容，就方便前期的场地搭建工作，自然也性价比更高；

住宿
       一是看酒店的住宿条件，二是看连通场地一起定能否有优惠。提前给分享嘉宾安排好住宿，方便当天直接来会场；也协助外地来的观众找好住宿，免去后顾之忧。

预约时间
       一般需提前2个多月预约场地，部分热门场地或许还需提前半年或以上。说完条件了，那去哪找呢？除了自己挨个实地考察外，也可以在活动平台（会小二、Y空间等）上找，把你的具体诉求告诉他们，让他们帮忙筛选出合适的场地。

02场地布置
       在这里，我将场地布置分为指引系统+会场布置。

指引系统
       帮助引导用户从出发点最快速进入到会场中，需要考虑到采用各种交通工具的引导路线。而从 最近 的地铁站/公交站/停车场开始，到酒店门口，需设置好 指引 ，比如穿着醒目的志愿者 协助引路 ，在每个转角位都有醒目的水牌或易拉宝引导。进酒店大门后，则需引导观众找到去会场最短的路，也需跟酒店大堂的工作人员沟通，让他们协助引导，分散工作压力。包括设置好酒店的电子广告牌，电梯或转角位置等都设有醒目的标识。

       原文链接：http://www.jgsqg.com/meeting/plan/2020-09-28/16.html，文章未经本站许可，禁止转载!
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