井冈山会议服务项目<发布会(4/5)>简述

应急预案
       线下活动往往带有需要不确定性，所以需要准备好备选方案，以及各种应急方案，预防意外的发生。比如说准备好备用电源，以防突然断电；户外场地要做好天气恶化的准备……容易发生意外情况的部分则需要多准备应急预案，比如现场秩序问题，突然出现秩序混乱情况，及时调动周围的工作人员协助管理，也可向酒店保卫人员协商，协助开展活动；若参与人数超500人，应向派出所备案，避免意外发生。

02注意事项
       接下来，我们说一下以往活动中总结下来的注意事项，大家可以对照着完善到策划方案中，提升大家在现场的体验。

工作人员
       1.工作牌的背面最好印有各项负责人的联系方式，方便出现紧急情况时能第一时间联系上。
       2.会场的站位要分散，确保每个位置需要找人时都能及时响应，不要扎堆。
       3.在某一区域，特别是舞台侧需1-2人负责沟通，以便流程变动时及时和主持人或嘉宾沟通。
       4.提前制作好工作人员手册，确保大家都清楚自己所需要负责的事情是什么，并且知道何时需要交。每个小组的负责人跟进本组的情况并及时反馈进度到上一级。

签到
       签到处需要灵活处理，不要造成拥堵影响其他观众进场，所以需要优化签到流程，并及时引导入座。如遇拥堵，安保及时引导排队，或临时多增添检票队伍。

对接嘉宾
       1.需安排专人对接嘉宾，从邀请到现场，确保嘉宾有需求时能及时响应，
       2.对接人需要提前准备好“ 电梯30s ”，也就是在短时间内向嘉宾介绍清楚活动的内容和公司的核心信息，帮助嘉宾最短时间了解相关情况。
       3.所有对外的资料，所有人都必须口径和格式一致，以凸显专业性。

指引路线
       官方给予的路线路线要尽量短，且沿途的指引清晰。但除了官方的路线外，仍需考虑到所有可能的出席路线，并安排好工作人员进行引导，确保所有人以任何交通方式出席都能顺利找到会场。

提前准备QA
       给每个工作人员人手一份，发布会(4/5)相关的QA和指引地图，确保观众有疑问无论找到谁，都能及时得到回复，并找到场地。

时间提醒
       每次时间提醒（特别是茶歇或休息时间），需同时兼顾到场内外的人；也需要提醒分享嘉宾ta分享的截止时间，让ta能更好地把握分享的节奏，时间快到时则缩减分享内容。

03收尾工作
       活动办完了就结束了？不，后面的收尾工作仍是一个重头戏，它将影响着公司的下一步营销计划和未来活动的顺利开展，同样不容小觑。可以从 效果评估 、 后期宣传 和 物料清点 三个维度着手哦。

效果评估
       重新回顾前期筹备阶段的活动目标和预期效果，看与实际达到的效果之间的差距在哪。从活动的 整体效果 来看，可以问问这几个问题：
整体效果
       1.参与人数是否达到预期，包括线上观看直播或前期社群互动的人数和线下实际到场人数；
       2.来的人是否精准，是否为目标客户，能否转化开展下一步合作；
       3.大家参与活动后的反馈，包括观众、嘉宾和工作人员，大家对整场活动满意度和反馈建议等；
       4.活动的前期准备是否充足，有无意外情况出现，有无遗漏或准备不足的部分，下次活动应怎么做好风险规避，避免相类似的意外发生；

       预算支出有无超标，物料能否复用，如何减少开支，提高性价比；外部合作是否顺畅，建立好关系良好的供应商库，便于再次合作，减少沟通对接的成本。从活动的宣传效果来看，我们可以从这几项数据进行评估：

宣传效果
       1.活动的报名宣传情况，通过自家渠道的报名数，其他付费媒体渠道的转化报名数，计算ROI，用户流量是否精准，能否后期合作带来更大的流量转化
       2.公众号（或其他媒体）的涨粉情况，分享的文件的转发和下载情况；
       3.产品现场的下单销售情况，以及活动结束后二次转化的下单情况；
       4.各种文章的阅读数，转发量和转化率，包括前期宣传和后期回顾、产品测评，嘉宾专访等文章。

 后期宣传
       一般发布会(4/5)结束的2天时间内是宣传的黄金时间，最好活动结束当天发出。这听起来很难，但做好这两个准备工作，就能顺利完成这个看似不能完成的任务。
       1.提前和媒体沟通好宣传档期，并准备好新闻稿的大框架
       2.相关现场照片资料和分享或采访的速记稿（嘉宾授权后）等宣传资料，整理好后及时给予媒体部门这样就把很多工作提前准备了，也为编辑分发争取了足够的时间。

       除了千篇一律的发布会(4/5)回顾文外，还可以从这几个维度进行二次传播：

自媒体测评
       邀请相关专业的自媒体进行测评，对产品进行深度解读，帮助用户用大白话了解产品，促进转化下单

文件分享
       发布会(4/5)当天的分享内容或行业白皮书（脱敏后），以合适的形式促进宣传，比如说转发朋友圈后、朋友助力扫码关注后可私信客服领取，成为会员即可获得纸质版（邮寄）等

嘉宾转发
       可以邀请嘉宾帮忙宣传，先表达感谢，比如说整理出ta分享中或特写（精修后）的照片给ta。咨询稿件是否方便对外宣传，也尝试邀请能否线上再进行干货分享或帮忙宣传（分享嘉宾本身也能为我们带来巨大的流量）。看公司未来的营销走向，也可诚邀长期合作，相互背书。

照片分享
       多分享自带故事内容的照片，比如说观众全神贯注听讲、做笔记，交流或开怀大笑的照片，通过朋友圈照片分享的形式进行再次宣传。当然，这些重要的环节也别忘了，比如说签到时刻、启动仪式，产品介绍、嘉宾分享（可加上金句内容）、观众的远景和中景照片、集体合照……活动的结束则是另一个新的开端，所以更需要告诉用户，曲终人不散，自然也会更期待下一次的相逢。

物料清点
       根据前期的物料清单，将所有物料进行清点，一方面确定数量是否对得上，另一方面就是破损情况的登记。将能复用的物料按功能划分进行分类，下次举办活动时能第一时间找到。租借的设备及时归还，与酒店或供应商等的相关尾款也尽快结，更新供应商库，看哪些可以再次合作，哪些应删除等。

       原文链接：http://www.jgsqg.com/meeting/plan/2020-09-28/16.html，文章未经本站许可，禁止转载!
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